Tien tips voor een geslaagde wetenschappelijke bundel 1 juli 2019

Ben je een onderzoeker aan een universiteit of hogeschool, dan zul je misschien ooit eens voor de uitdaging komen te staan om eindredacteur te zijn van een wetenschappelijke bundel. Maar hoe stel je zo’n bundel samen? Welke valkuilen moet je vermijden en welke kansen zijn er voor jou als onderzoeker om met de bundel bij te dragen aan de ontwikkeling van jouw vakgebied? Hieronder geef ik je als uitgever bij een academische uitgeverij tien tips die je kunnen helpen bij deze taak.

Bij Academische Uitgeverij Eburon worden regelmatig boeken uitgegeven die door wel tien of meer acteurs zijn geschreven. Dit kan een congresbundel zijn, een liber amicorum voor een hoogleraar die afscheid neemt, of een overzichtswerk van het vakgebied. Een boek met meerdere auteurs kan een meerwaarde hebben. De auteurs hebben als het ware hun kennis gebundeld. Ze kunnen een breed overzicht geven van hun onderzoeksgebied en hierop verschillende invalshoeken aandragen. Er zijn natuurlijk ook risico’s: de kwaliteit van de verschillende bijdragen kan sterk wisselen of de bundel heeft geen duidelijk verband. Het blijft dan een losse verzameling artikelen.

Om een wetenschappelijke bundel van hoge kwaliteit en blijvende waarde samen te stellen moet je de touwtjes strak in handen houden. Als eindredacteur ben je als het ware de manager van een groep auteurs. Je brengt ze bij elkaar, geeft hen richtlijnen, je let op de kwaliteit van hun bijdragen en je bewaakt deadlines.

Wie vraag je om mee te schrijven?

Als eerste moet je drukke collega’s overtuigen tijd te besteden aan het schrijven van een bijdrage voor de bundel. Het is mooi als je een auteur weet te strikken die een autoriteit is op het vakgebied of op een andere positieve manier naamsbekendheid heeft. Dan volgen er gauw meer toezeggingen en als de bundel klaar is zullen meer lezers in het boek geïnteresseerd zijn. De bundel wordt sterker als auteurs afkomstig zijn van verschillende universiteiten of hogescholen. Bij een internationale, Engelstalige publicatie maakt het een betere indruk wanneer de deelnemers verbonden zijn aan instituten uit meerdere landen.

Hoe stel je richtlijnen voor auteurs op?

Heeft jouw collega toegezegd om mee te werken, dan stuurt je hem of haar de richtlijnen voor auteurs toe. In deze richtlijnen geef je aan wat de maximale omvang van de bijdrage mag zijn, welk verwijzingssysteem moet worden gebruikt (APA, MLA, Chicago of Vancouver), of kopjes wel of niet genummerd moeten worden, of een abstract moet worden meegeleverd, enzovoort. Het is raadzaam om eisen te stellen aan de originaliteit van het werk, dat het niet gaat om een gerecyclede tekst die ook in een andere publicatie in min of meer dezelfde vorm is verschenen. Je kunt tegenwoordig eventueel plagiaat eenvoudig checken via software zoals Turnitin, en Ephorus, waarover de meeste universiteiten en hogescholen beschikken. Ook zogenaamd zelf-plagiaat, het hergebruiken van grotere stukken tekst uit eigen werk, is tegenwoordig omstreden. Lastig is het natuurlijk als een auteur fraudeert met de gegevens in zijn onderzoek en fictieve feiten en cijfers gebruikt die op korte termijn niet te controleren zijn. Gelukkig komt dit zelden voor, maar ook wij hebben in een ver verleden bundels met bijdragen van Diederik Stapel uitgegeven.

Bewaak deadlines, waarschuw tijdig

Een van de belangrijkste taken voor de eindredacteur van een wetenschappelijke bundel is om de deadline te bewaken. Er moeten afspraken gemaakt worden, een lijst met inleverdata worden opgesteld en rondgestuurd: wanneer moet de definitieve bijdrage binnen zijn? Wanneer krijgt de auteur de geredigeerde versie van zijn bijdrage retour. Wanneer wordt de reactie van de auteur hierop verwacht? Zorg dat je ruim van tevoren per mail herinneringen stuurt aan de auteurs. Daarnaast moeten de verschillende auteurs voldoende digitale vaardigheden hebben om de redactiefunctie in Microsoft Word en bij voorkeur ook van Adobe Acrobat te hanteren. Het mooiste is natuurlijk als alle deelnemers dezelfde software gebruiken, anders ben je veel tijd kwijt aan het converteren van documenten en het oplossen van fouten die hierdoor zijn ontstaan. Ook moeten de correcties duidelijk worden omschreven, het liefst met de vervangende tekst woord-voor-woord uitgeschreven.

Om te voorkomen dat er laat in het proces toch nog vertragingen ontstaan, adviseer ik de eindredacteur vaak om auteurs geen gelegenheid meer te geven correcties door te geven op drukproeven. Met de laatste, door de auteur goedgekeurde versie, kun je als eindredacteur zelf de verantwoordelijkheid nemen voor de juiste weergave van de tekst in de drukproef. Dat geeft meer zekerheid dat het geheel op tijd bij de drukker kan worden afgeleverd.

Discussies met auteurs

Soms is het als eindredacteur lastig een tegenwicht te bieden aan de wensen van de verschillende auteurs. Conflicten of misverstanden over tekst en inhoud kunnen laat in het proces, vlak voor het drukken, of zelfs na publicatie nog aan het licht komen. In uitzonderlijke gevallen wordt er dan een erratum vel ingelegd. Je zult nog jaren ’s nachts wakker schrikken en dat velletje met errata voor je zien.

Als eindredacteur kun je meer zijn dan alleen maar een manager van een collectief van auteurs. Je kunt ook inhoudelijk met de auteurs in discussie gaan en, eventueel ondersteund door een kerngroep van collega-auteurs, bijdragen terugsturen met het verzoek delen te herschrijven en het geheel te verbeteren.

Verder moet je in de gaten houden dat er tussen de verschillende bijdragen inhoudelijk geen al te grote overlap bestaat. Als stukken met elkaar in tegenspraak zijn kun je dit met de auteurs bespreken om dit te corrigeren, of je kunt het juist toelaten als twee alternatieve invalshoeken. Het mooiste is als ook de terminologie door de bundel heen uniform is en dat centrale begrippen eenduidig door alle auteurs worden gedefinieerd.

Een belangrijk onderdeel van een wetenschappelijke bundel is een synthese of samenvatting van de resultaten die de verschillende auteurs in hun bijdragen presenteren. Dit kan in een voorwoord of in een nawoord. Als eindredacteur ken je de bijdragen door en door en ligt het voor de hand dat jij deze synthese schrijft. Je kunt hiermee accenten leggen, grote lijnen aanwijzen, en de eenheid van de bundel versterken.

Uitdagende en waardevolle rol

Het samenstellen van een wetenschappelijke bundel is een complex proces en vergt veel discipline en diplomatie. De rol van eindredacteur is een uitdagende rol waarmee je als onderzoeker je management skills kunt oefenen. Het kan ook een intellectuele uitdaging zijn, door met andere onderzoekers te schaven aan de beste verwoording van hun onderzoeksresultaten. De rol van eindredacteur van een bundel zal daarom zeker niet misstaan op je wetenschappelijke CV of publicatielijst. Met het samenstellen van een geslaagde wetenschappelijke bundel kun je als eindredacteur een waardevolle bijdrage geven aan jouw vakgebied.

Hierbij de tien tips nog even samengevat:

1) houd de touwtjes strak in handen;
2) probeer een collega met een naamsbekendheid te strikken;
3) zorg voor diversiteit in achtergrond en affiliatie met onderwijsinstellingen;
4) stel heldere richtlijnen voor auteurs op;
5) vraag om originele bijdrage, geen herhaling eigen werk;
6) doe voor de zekerheid een plagiaatcheck;
7) waarschuw de auteurs tijdig dat een deadline nadert;
8) zorg dat auteurs weten hoe ze software kunnen gebruiken voor hun correcties en dat ze deze uniform en eenduidig aanleveren;
9) laat auteurs geen drukproeven corrigeren, doe dit zelf;
10) schrijf een voorwoord met een synthese van alle bijdragen aan de bundel.